Có người nói phải có tư duy kinh doanh, đầu óc nhảy số. Có người nói phải biết marketing, biết tài chính – kế toán. Có người nói phải biết ăn nói, biết thuyết phục, biết sử dụng và quản lý con người. Có người nói phải nhạy bén với trend hay công nghệ.
Có người thậm chí cho rằng muốn quản lý studio thì chuyên môn phải giỏi: từ chụp ảnh, váy, makeup đến marketing, kế toán...
Theo mình, tất cả những câu trả lời đó vẫn khá mơ hồ.
Sau nhiều năm hỗ trợ, tư vấn cho hàng chục studio khắp cả nước, mình thấy nhiều chủ studio lo lắng và có phần tự ti về những kiến thức đó. Theo mình, đó là những lo lắng thừa thãi.
Thay vào đó, có 4 tố chất nền tảng ảnh hưởng rất lớn đến khả năng quản lý của một người. Đây mới là những thứ mình coi là quan trọng nhất và nên ưu tiên.
Một người chủ, người quản lý không biết “ngứa mắt” khi góc nhà có bụi, khi giày dép để lộn xộn, ngổn ngang trước cửa thì rất khó đòi hỏi nhân viên phải chỉn chu, tỉ mỉ trong công việc.
Nhân viên sẽ không làm tốt nhất hạng mục được giao mà chỉ làm để đối phó. Đó là cái “văn hoá” họ “học” được từ người chủ.
Một người chủ trình bày một cái file Word hay Excel mà chữ nghĩa lộn xộn, chữ to chữ nhỏ, hàng lối không ngay ngắn thì cũng đừng mong nhân viên tự nhiên làm việc chuyên nghiệp và chỉn chu trong từng sản phẩm hay dịch vụ cho khách. Đó là cái “văn hoá” họ “học” được từ người chủ.
Một người chủ viết một đoạn văn, một bài status mà không quan tâm từ ngữ, câu chữ mình sử dụng có chính xác hay không thì mong gì truyền đạt đúng trọng tâm, đúng vấn đề những thứ mình muốn nhân viên làm được hay đạt được. Mong gì thuyết phục được nhân viên tuân thủ những điều mình mong muốn.
Tỉ mỉ ở đây không có nghĩa là cầu toàn. Nó chính là sự chuyên nghiệp, vì chuyên nghiệp thể hiện ở việc những chi tiết nhỏ nhất có được quan tâm hay không. Chứ không phải những phô trương hào nhoáng bên ngoài hay những khẩu hiệu rỗng tuếch.
Mình từng nhờ một team quay chụp của một studio nọ quay chụp giúp vài hạng mục ở một dự án resort, vì resort gần studio của họ.
Khi nhận link hình ảnh, mình chưa cần xem hình. Chỉ cần lướt thấy toàn bộ file vẫn giữ nguyên tên mặc định từ máy, không đổi tên, thì mình đã biết trước source hình sẽ như Sh** và nhiều khả năng sẽ không sử dụng được cái ảnh hay cái source nào rồi.
Đổi tên file chỉ là một chi tiết nhỏ. Nó không giúp hình ảnh đẹp lên, nhưng phản ánh cả một thái độ làm nghề, tâm thế làm nghề của nhân viên.
Nó thể hiện sự chuyên nghiệp của nhân viên, hoặc thể hiện tiêu chuẩn về sự chuyên nghiệp trong quy trình mà người chủ đặt ra cho họ.
Khả năng phân tích không phải là thứ gì đó cao siêu thuộc về tư chất hay năng khiếu. Đơn giản là người đó luôn muốn biết “Tại sao?”. Vì hỏi “tại sao” chính là để hiểu bản chất vấn đề, để biết quyết định của mình có hiệu quả hay không.
Thấy người ta chia ra nhiều dòng váy, nào là VIP, nào là Luxury, nào là Diamond, thay vì bắt chước theo, người chủ có thể tự hỏi:
Tại sao lại chia như vậy? Để đạt mục đích gì?
Mỗi dòng đại diện cho câu chuyện gì, thông điệp gì và phục vụ đối tượng khách nào?
Báo giá phải được thiết kế ra sao để đạt hiệu quả đó, truyền được thông điệp đó?
Quy trình tư vấn phải thế nào để khách hiểu được thông điệp? Và như vậy đã tối ưu chưa?
Thấy người khác ra một chiêu trò khuyến mãi hay một trend content nào đó thì lập tức làm theo, hay dừng lại để hỏi:
Cái đó có thực sự hiệu quả không? Hiệu quả bao lâu? Có ảnh hưởng gì về lâu dài, có rủi ro hay tác động xấu gì không? Có ảnh hưởng đến định vị, sức khoẻ thương hiệu hay tệp khách của mình không? Việc đó phục vụ mục đích gì? Mục đích như vậy đã tối ưu, đã phù hợp chưa?
Đó cũng là cách đặt câu hỏi.
Khi có thói quen liên tục đặt những câu hỏi như vậy, người chủ sẽ buộc phải tự tìm tòi câu trả lời, tìm đến bản chất vấn đề. Chính lúc đó, họ đang tự học chiến lược kinh doanh, học quản trị, học marketing... học những thứ mà không sách vở, thầy bà nào có thể dạy hiệu quả cho họ nếu họ không tự đặt câu hỏi.
Cho nên, phía sau khả năng phân tích còn là tinh thần ham học hỏi và nhu cầu muốn hiểu bản chất vấn đề.
Đôi khi khả năng phân tích đến từ những thứ rất căn bản như là: đọc.
Một người gặp một status hay bài viết dài mà không đủ kiên nhẫn đọc một cách tử tế, sắp xếp ý tưởng, tìm ra cái gì có giá trị, rồi phản biện... thì mong gì họ phân tích một sự việc, một ý tưởng hay một kế hoạch.
Logic là biết nên làm gì trước, gì sau. Biết nên ưu tiên cái gì, cái gì là quan trọng, là mấu chốt vấn đề. Tính logic giúp người đó làm việc có kế hoạch.
Một người không có logic dễ trở thành người làm việc thiếu hệ thống, ngẫu hứng và không có nguyên tắc.
Khi có một kế hoạch, một ý tưởng, một chiến dịch cần triển khai, người này thường tiến hành ngẫu hứng. Họ không đặt nó trong một chiến lược với mục tiêu rõ ràng, không biến nó thành kế hoạch có timeline, deadline và KPI cụ thể.
Điều đó làm cho ý tưởng hay kế hoạch dù đúng vẫn khó hiệu quả. Chỉ một khó khăn nhỏ cũng có thể làm nó gãy nhịp hoặc đứt gánh giữa đường, vì không có ai cầm nhịp, không có động lực thúc đẩy để tiếp tục duy trì. Hoặc nó cứ kéo dài mãi mà không biết bao giờ mới có thành quả cụ thể.
Ngược lại, khi một ý tưởng đi qua đầu người có logic, họ sẽ tự nhiên nghĩ: Mục tiêu là gì? Cần làm những gì? Việc nào trước, việc nào sau? Ai làm? Khi nào xong? Đo bằng cái gì? Kết quả thế nào thì được xem là đạt?
Đó chính là lúc một ý tưởng bắt đầu biến thành một hệ thống có khả năng thực thi.
Đây là thứ mình muốn tách riêng khỏi logic. Bởi vì một người hoàn toàn có thể phân tích rất tốt, suy nghĩ rất logic nhưng cuối cùng vẫn không dám quyết định.
Một nhân viên thử việc với mức lương 70–80% gì đó trong một hay hai tháng. Mục đích của giai đoạn này là để công ty hạn chế rủi ro nếu nhân viên không phù hợp.
Vậy nhưng nhiều người chủ xem đó như một lộ trình bình thường: hết thời hạn thử việc thì tiếp tục trả lương full, tiếp tục dành thời gian training, thậm chí là đối phó với nhân viên đó. Họ quên bản chất vấn đề nằm ở hai từ “thử việc”.
Nếu trong thời gian thử việc đã cảm thấy nhân viên không phù hợp, không hợp văn hoá, không đủ năng lực hoặc khó gắn bó lâu dài, vậy tại sao hết thời gian thử việc không cho nghỉ ngay để tạo cơ hội cho người khác, cũng là cơ hội để công ty có nhân viên tốt hơn?
Tại sao vẫn biết chưa phù hợp mà vẫn “cố gồng”? Tại sao thay vì tập trung tạo ra tăng trưởng cho công ty, lại cứ dành thời gian, tư duy và năng lượng của mình để “đối phó” với nhân sự?
Hoặc như cái team quay chụp mình nêu ở phần tỉ mỉ. Trước khi họ đi chụp, mình có soạn brief hướng dẫn. Nhưng sau khi xem hình, với kinh nghiệm chuyên môn của mình, mình hiểu rằng việc không có hình ảnh nào dùng được là vấn đề về chuyên môn, tư duy hay thái độ làm việc.
Nếu họ là nhân viên của mình thì trong vòng tích tắc, mình sẽ cho nghỉ việc ngay lập tức, bất kể lý do gì, bất kể đã làm bao lâu hay công ty có đang thiếu người hay không. Đơn giản, đó là nguyên tắc làm việc của mình.
Còn khi họ là nhân viên của một studio khác thì đó là năng lực của người chủ studio đó, là văn hoá làm việc, tiêu chuẩn, quy trình và các nguyên tắc công việc của studio đó.
Tóm lại, “quyết đoán” không có nghĩa là bảo thủ hay cực đoan, kiểu đã quyết rồi thì sống chết bảo vệ quyết định của mình. Quyết đoán là dám quyết định khi đã có đủ cơ sở, và cũng dám thay đổi khi có đủ cơ sở chứng minh mình đã sai.
Người quản lý trong ngành cưới không cần đặt nặng việc phải biết marketing, tài chính, quản trị nhân sự, giỏi công nghệ hay chụp ảnh đẹp. Những thứ đó đều có thể tự học.
Quan trọng là người đó có năng lực nhận ra mình cần học cái gì, hiểu vấn đề đang gặp, tìm được cách giải quyết và biến suy nghĩ thành hành động hay không.
Tỉ mỉ giúp người chủ nhìn thấy vấn đề.
Phân tích giúp người chủ hiểu vấn đề.
Logic giúp người chủ sắp xếp cách giải quyết vấn đề.
Quyết đoán giúp người chủ ra quyết định và hành động chính xác, đúng lúc.
Còn ba cái marketing, tài chính, nhân sự, sales, công nghệ hay chuyên môn... Đó là những “công cụ” mà người quản lý sẽ tự nhiên học được, hoặc tìm được cách học phù hợp và hiệu quả nhất trong quá trình làm việc với 4 tư duy trên.